Um auch in Zeiten der Niedrigzinsphase einen Zinseffekt realisieren zu können, werden die Fördermittel der Stiftung Mercator in Assets angelegt. Um zu gewährleisten, dass die angeforderten Mittel zum Zeitpunkt des Abrufes auch verfügbar sind, muss eine Vorlauffrist von vier Wochen eingehalten werden.
Ein realistischer Zahlplan trägt dem voraussichtlichen Bedarf von Fördermitteln der Projektpartner*innen Rechnung. Dieser sollte sich an den Zeitpunkten der Ausgaben und des Liquiditätsbedarfes des Projektpartners orientieren. (Wann braucht der/die Projektpartner*in wieviel Geld?)
Falls sich der Bedarf und damit der Zahlplan von Projektpartner*innen ändert, sollte dieser schnellstmöglich überarbeitet und der Stiftung Mercator eingereicht werden. Dies kann auch unabhängig vom nächsten Mittelabruf geschehen.
Ja, können sie. Die Zeitpunkte sollten seitens des Projektpartners*der Projektpartnerin so gewählt werden, dass sie bedarfsgerecht die Liquiditätsversorgung im Rahmen des Projektes sicherstellen. (Die Stiftung Mercator bittet jedoch darum, nicht monatsweise Mittel abzurufen, da es den administrativen Aufwand deutlich erhöht.)
Ja. Nicht benötigte Restmittel müssen erst am Laufzeitende zurückgezahlt werden. Eine Anpassung des Zahlplans sollte in solchen Fällen jedoch erfolgen.
Nein. Die Stiftung Mercator bittet jedoch darum, eine bedarfsgerechte Liquiditätsplanung seitens des Projektpartners in Form eines Zahlplans vorzulegen, um überhöhte Bankbestände auf Seiten des Projektpartners zu vermeiden.
Um zu gewährleisten, dass die ausbezahlten Fördermittel der Stiftung Mercator richtig nachgewiesen werden, sollte der Wechselkurs verwendet werden, mit dem die Fördermittel (Mittelanforderung zumeist in €) in die entsprechende Landeswährung umgerechnet worden sind (Wechselkurs am Tag der Überweisung). Dieser Wechselkurs muss von der entsprechenden Hausbank der Projektpartner*innen angegeben werden (zu beachten sind evtl. anfallende Bankgebühren).
Eine Umwidmung muss dann beantragt werden, sobald der/die Projektpartner*in absehen kann, dass eine solche notwendig wird. In jedem Falle ist sie unbedingt vor der Auszahlung der Aufwendungen der Projektpartner*innen, die zu einer Überbuchung einer Kostenposition führen würde, zu beantragen. Die Umwidmung muss also beantragt werden, bevor Mehrausgaben in einer Kostenposition getätigt werden. Dabei muss sie inhaltlich begründet werden.
Umwidmungen sind immer dann zu beantragen, wenn der in der Fördervereinbarung vertraglich vereinbarte prozentuale Abweichungswert überschritten wird. Eine Abstimmung kann unterlassen werden solange sich der prozentuale Abweichungswert unterhalb des vertraglich vereinbarten prozentualen Abweichungswertes bewegt.
Nein. Der Finanzplan bleibt weiterhin der in der Fördervereinbarung vereinbarte Finanzplan. Es werden lediglich Abweichungsbeträge definiert, die beidseitig abgestimmt sind. Der Finanzplan kann sich erst mit dem Schritt einer Änderungsvereinbarung zur Fördervereinbarung anpassen und hier in Gänze neu definiert werden.
Bezieht ein/e Projektpartner*in unterschiedliche Drittmittel von verschiedenen Drittmittelgebern, so ist es unter Umständen hilfreich eigene Kostenstellen für die jeweiligen Drittmittel sowie Drittmittelgeber einzurichten, um die Anforderungen des Verwendungsnachweises gerecht werden zu können.
Eine kostenneutrale Verlängerung kann beantragt werden, sobald absehbar ist, dass das Projekt im Rahmen der ursprünglichen Laufzeit nicht ordnungsgemäß beendet werden kann. In jedem Fall muss die Verlängerung jedoch vor dem Ende der eigentlichen Laufzeit beantragt werden.
Eine kostenneutrale Verlängerung kann in Schriftform bei den zuständigen Projektmanager*innen der Stiftung Mercator beantragt werden. Sie muss in jedem Fall begründet werden.
Ein Verwendungsnachweis muss immer eingereicht werden, wenn eine Fördervereinbarung mit der Stiftung Mercator geschlossen wurde. Einzelheiten über die Häufigkeit und den Umfang werden in der Fördervereinbarung festgehalten.
Gegebenenfalls werden keine weiteren Mittel mehr an den Projektpartner ausgezahlt. Dies kann auch projektübergreifend geschehen, sollte ein/e Projektpartner*in mehrere Projekte bei der Stiftung Mercator haben.
Das Formular wird den Projektpartner*innen digital und vorausgefüllt durch die Projektmanager*innen zur Verfügung gestellt. Der/die Projektpartner*in muss alle gelb markierten Felder des Deckblattes ausfüllen und eine Einzelbelegliste hochladen.
Als Anmeldename dient automatisch die E-Mail-Adresse der bei uns hinterlegten Projektleitung. Es erfolgt jedoch keine automatisierte Kommunikation an diese Adresse. Der Zugang kann also auch durch eine andere Person, beispielsweise Mitarbeitende aus der Verwaltung Ihrer Organisation, genutzt werden.
Am oberen rechten Rand des Online-Portals kann die Sprache zwischen Deutsch und Englisch ausgewählt werden.
In der linken gelb markierten Spalte („aktueller Nachweis“) tragen Sie die Summen der nachgewiesenen Mittel für den jeweiligen Posten des Finanzplans ein. In der rechten gelb markierten Spalte („Hochrechnung Restlaufzeit“) geben Sie die geplante Mittelverwendung für die verbleibende Laufzeit des Projekts ein. Bei einem Abschlussverwendungsnachweis nach Projektende sollte die Hochrechnung für alle Posten 0,00 EUR betragen.
Bei Positionen mit einem Planwert von 0,00 EUR muss keine Eingabe erfolgen, es sei denn, es wurden Mittel für diese Position umgewidmet.
Falls die Ausgaben in einem Posten den geplanten Wert um mehr als den vertraglich vereinbarten Wert (in der Regel 10-15 %) überschreiten, ergänzen Sie bitte einen Kommentar mit den Gründen der Abweichung, indem Sie auf das Sprechblasensymbol am Anfang der Zeile klicken. Vermerken Sie auch bereits genehmigte Abweichungen oder Umwidmungen.
Sie können Ihre Arbeit jederzeit durch Klick auf „Zwischenspeichern“ in der Kopfzeile sichern. Abschließend können Sie mit „Nachweis einreichen“ Ihre Bearbeitung beenden und die Prüfung durch das Projektmanagement starten. Bitte nutzen Sie diese Funktion erst, nachdem alle Eingaben geprüft sind.
Bitte laden Sie die Belegliste im Abschnitt „Belegliste“ als eine Excel-Datei (.xls, .xlsx) hoch. Bei notwendigen Korrekturen entfernen Sie die hochgeladene Datei zunächst über das Papierkorb-Symbol und laden die aktualisierte Version hoch.
Sie können die Mercator-Vorlage im Online-Portal herunterladen. Die Nutzung ist jedoch optional. Sie können auch eine eigene Liste im Excel-Format verwenden.
Aus der Belegliste muss ersichtlich sein, welche Belege welchen Summen bzw. Finanzplanposten im Verwendungsnachweis zugeordnet sind. Listen Sie alle Belege eines Postens untereinander auf und geben Sie die Zwischensumme am Ende des jeweiligen Postens an.
Folgende Angaben sind verpflichtend, sofern diese Posten im Finanzplan des Projekts enthalten sind:
Nein. Es können nur Ausgaben nachgewiesen werden, welche in der Projektlaufzeit liegen. Sollten notwendige Ausgaben außerhalb der Projektlaufzeit anfallen, muss im Vorfeld eine kostenneutrale Laufzeitverlängerung beantragt werden.
Nach der positiven Prüfung des Verwendungsnachweises erhalten Sie eine Benachrichtigung per E-Mail. Drucken Sie den Verwendungsnachweis als PDF über die „Drucken“-Funktion im Portal aus und senden Sie uns eine unterschriebene Papierfassung per Post oder digital signiert (mit mindestens Fortgeschrittener elektronischer Signatur – AES) zu, da es sich um ein steuerrechtlich relevantes Dokument handelt. Die erneute postalische/digitale Übersendung der Belegliste ist nicht erforderlich.
Bestätigung über Mittelzuwendung
Ja. Sowohl bei Projektförderungen als auch bei Spenden muss ein Nachweis erfolgen. Sollten keine Zuwendungsbestätigungen eingereicht werden, können gegebenenfalls weitere Auszahlungen an den/die Projektpartner*in verwehrt werden.
Der Nachweis kann über eine Geldeingangsbestätigung oder eine Zuwendungsbestätigung geleistet werden. Für die Geldeingangsbestätigung stellt die Stiftung ein eigenes Formular zur Verfügung. Im Falle der Zuwendungsbestätigungen werden diese im eigenen Format akzeptiert. Bitte nutzen Sie dazu das zu der Rechtsform Ihrer Institution passende Formular von der Website des Bundesfinanzministeriums (Eingabe des Suchbegriffs „Geldzuwendung“).
Geldeingangsbestätigungen von Partnern im nicht-deutschen Ausland sind zwingend erforderlich. Die Stiftung Mercator stellt hierfür ein eigenes Formular zur Verfügung.
Bitte beachten Sie, dass Geldeingangsbestätigungen nur dann digital signiert akzeptiert werden, wenn mindestens Fortgeschrittene Elektronische Signatur; (FES) genutzt wird.
Grundsätzlich sind Sammelzuwendungsbestätigungen möglich, jedoch können diese immer nur für ein laufendes Kalenderjahr erfolgen. Wenn zwischen den einzelnen Mittelabrufen mehrere Monate liegen, sollte jedoch auf Sammelzuwendungsbestätigungen verzichtet werden.
Digitale Signaturen sind grundsätzlich möglich für Projektanträge, Fördervereinbarungen, Mittelabrufe, Geldeingangsbestätigungen und Verwendungsnachweise. Bitte beachten Sie, dass hierbei mindestens eine Fortgeschrittene Elektronische Signatur (FES) vorliegen muss, damit das Dokument akzeptiert werden kann. Genauere Informationen können beim Projektmanagement der Stiftung Mercator erfragt werden.
Um ein Projekt formal zu beenden, müssen der Stiftung Mercator Geldeingangsbestätigungen / Zuwendungsbestätigungen für alle Mittelauszahlungen vorliegen. Wenn eine Fördervereinbarung geschlossen wurde, ist zudem ein unterschrieben eingegangener Abschluss-Verwendungsnachweis und Abschlussbericht vorgesehen. Eventuelle im Abschlussverwendungsnachweis errechnete Restmittel sind an die Stiftung Mercator zurückzuüberweisen.
Restmittel sind erst nach erfolgreicher Prüfung des Abschlussverwendungsnachweises zurückzuzahlen. Bei Rückzahlung der Restmittel ist stets die gültige Projektnummer der Stiftung Mercator anzugeben. Diese kann der Fördervereinbarung entnommen werden.
