FAQ für Geförderte

1. Warum müssen Mittelabrufe mindestens vier Wochen im Voraus eingereicht werden?

Um auch in Zeiten der Niedrigzinsphase einen Zinseffekt realisieren zu können, werden die Fördermittel der Stiftung Mercator in Assets angelegt. Um zu gewährleisten, dass die angeforderten Mittel zum Zeitpunkt des Abrufes auch verfügbar sind, muss eine Vorlauffrist von vier Wochen eingehalten werden.

2. Wie erstelle ich einen realistischen Zahlplan?

Ein realistischer Zahlplan trägt dem voraussichtlichen Bedarf von Fördermitteln des Projektpartners Rechnung. Dieser sollte sich an den Zeitpunkten der Ausgaben und des Liquiditätsbedarfes des Projektpartners orientieren. (Wann braucht der Projektpartner wieviel Geld?)

3. Was ist, wenn sich der Zahlplan ändert?

Falls sich der Bedarf und damit der Zahlplan des Projektpartners ändert, sollte dieser schnellstmöglich überarbeitet und der Stiftung Mercator eingereicht werden. Dies kann auch unabhängig vom nächsten Mittelabruf geschehen.

4. Können die Zeitpunkte der Mittelabrufe zum 1.6. und 1.1. abweichen?

Ja können sie. Die Zeitpunkte sollten seitens des Projektpartners so gewählt werden, dass sie bedarfsgerecht die Liquiditätsversorgung im Rahmen des Projektes sicherstellen. (Die Stiftung Mercator bittet jedoch darum, nicht monatsweise Mittel abzurufen, da es den administrativen Aufwand deutlich erhöht.)

5. Können abgerufene Mittel, die nicht bis Jahresende verausgabt wurden, auch im Folgejahr verausgabt werden?

Ja. Nicht benötigte Restmittel müssen erst am Laufzeitende zurückgezahlt werden. Eine Anpassung des Zahlplans sollte in solchen Fällen jedoch erfolgen.

6. Erhebt die Stiftung Mercator auf abgerufene aber nicht verwendete Mittel Strafzinsen?

Nein. Die Stiftung Mercator bittet jedoch darum, eine bedarfsgerechte Liquiditätsplanung seitens des Projektpartners in Form eines Zahlplans vorzulegen, um überhöhte Bankbestände auf Seiten des Projektpartners zu vermeiden.

7. Welcher Wechselkurs muss bei dem Nachweis von Fördermitteln innerhalb des Verwendungsnachweises verwendet werden?

Um zu gewährleisten, dass die ausbezahlten Fördermittel der Stiftung Mercator richtig nachgewiesen werden, sollte der Wechselkurs verwendet werden, mit dem die Fördermittel (Mittelanforderung zumeist in €) in die entsprechende Landeswährung umgerechnet worden sind (Wechselkurs am Tag der Überweisung). Dieser Wechselkurs muss von der entsprechenden Hausbank des Projektpartners angegeben werden (zu beachten sind evtl. anfallende Bankgebühren).

8. Wann (zeitlich) muss eine Umwidmung beantragt werden?

Eine Umwidmung muss dann beantragt werden, sobald der Projektpartner absehen kann, dass eine solche notwendig wird. In jedem Falle ist sie unbedingt vor der Auszahlung der Aufwendungen des Projektpartners, die zu einer Überbuchung einer Kostenposition führen würde, zu beantragen. Die Umwidmung muss also beantragt werden, bevor Mehrausgaben in einer Kostenposition getätigt werden. Dabei muss sie inhaltlich begründet werden.

9. In welchen Fällen muss eine Umwidmung beantragt werden? In welchen Fällen dürfen Kostenpositionen überschritten werden, ohne dies mit der Stiftung abzusprechen?

Umwidmungen sind immer dann zu beantragen, wenn der in der Fördervereinbarung vertraglich vereinbarte prozentuale Abweichungswert überschritten wird. Eine Abstimmung kann unterlassen werden solange sich der prozentuale Abweichungswert unterhalb des vertraglich vereinbarten prozentualen Abweichungswertes bewegt.

10. Ändert sich mit jeder genehmigten Umwidmung der Finanzplan?

Nein. Der Finanzplan bleibt weiterhin der in der Fördervereinbarung vereinbarte Finanzplan. Es werden lediglich Abweichungsbeträge definiert, die beidseitig abgestimmt sind. Der Finanzplan kann sich erst mit dem Schritt einer Änderungsvereinbarung zur Fördervereinbarung anpassen und hier in Gänze neu definiert werden.

11. Nachvollziehbarkeit der Kostenentwicklung innerhalb der Kostenstruktur des Projektes

Bezieht ein Projektpartner unterschiedliche Drittmittel von verschiedenen Drittmittelgebern, so ist es unter Umständen hilfreich eigene Kostenstellen für die jeweiligen Drittmittel sowie Drittmittelgeber einzurichten, um die Anforderungen des Verwendungsnachweises gerecht werden zu können.

12. Zu welchem Zeitpunkt kann eine kostenneutrale Verlängerung beantragt werden?

Eine kostenneutrale Verlängerung kann beantragt werden, sobald absehbar ist, dass das Projekt im Rahmen der ursprünglichen Laufzeit nicht ordnungsgemäß beendet werden kann. In jedem Fall muss die Verlängerung jedoch vor dem Ende der eigentlichen Laufzeit beantragt werden.

13. Wie kann eine kostenneutrale Verlängerung beantragt werden?

Eine kostenneutrale Verlängerung kann in Schriftform beim zuständigen Projektmanager der Stiftung Mercator beantragt werden. Sie muss in jedem Fall begründet werden.

14. Wann muss ein Verwendungsnachweis eingereicht werden?

Ein Verwendungsnachweis muss immer eingereicht werden, wenn eine Fördervereinbarung mit der Stiftung Mercator geschlossen wurde. Einzelheiten über die Häufigkeit und den Umfang werden in der Fördervereinbarung festgehalten.

15. Was passiert, wenn kein Verwendungsnachweis eingereicht wird?

Gegebenenfalls werden keine weiteren Mittel mehr an den Projektpartner ausgezahlt. Dies kann auch projektübergreifend geschehen, sollte ein Projektpartner mehrere Projekte bei der Stiftung Mercator haben.

16. Wo findet man das Formular für den Verwendungsnachweis und welche Felder müssen auf dem Deckblatt ausgefüllt werden?

Das Formular wird dem Projektpartner vorausgefüllt durch den Projektmanager zur Verfügung gestellt. Der Projektpartner muss alle gelb markierten Felder des Deckblattes ausfüllen. Für die Bearbeitung des Verwendungsnachweises gibt es entsprechende „Hinweise zum Verwendungsnachweis“.

17. Ist es ausreichend nur das Deckblatt als Verwendungsnachweis einzureichen?

Das Deckblatt selbst ist kein gültiger Verwendungsnachweis. Eine Einzelbelegliste ist zwingend beizufügen, wobei die Zwischensummen der einzelnen Kostenpositionen des Deckblattes in der Einzelbelegliste ersichtlich sein müssen.

18. Welche Informationen müssen in der Einzelbelegliste mindestens enthalten sein?

Anhand der Einzelbelegliste müssen mindestens folgende Punkte angegeben werden:

  • Zahldatum des Beleges
  • Betrag in Euro (bei Fremdwährungen: Tageskurs)
  • Aussagekräftiger Buchungstext
  • Mittelempfänger
  • Finanzplanposition
  • Zwischensumme je Finanzplanposition

19. Können auch Ausgaben nachgewiesen werden, welche nach dem Ende der Projektlaufzeit liegen?

Nein. Es können nur Ausgaben nachgewiesen werden, welche in der Projektlaufzeit liegen. Sollten notwendige Ausgaben außerhalb der Projektlaufzeit anfallen, muss im Vorfeld eine kostenneutrale Laufzeitverlängerung beantragt werden.

20. Ist das Zusenden einer Zuwendungsbestätigung zwingend erforderlich?

Bei Spenden: Ja. Es müssen die Vorlagen des Bundesministeriums der Finanzen (https://www.formulare-bfinv.de/) sein. Sollten keine Zuwendungsbestätigungen eingereicht werden, können gegebenenfalls weitere Auszahlungen an den Projektpartner verwehrt werden. Bei Projektförderungen mit einer Fördervereinbarung können nach Rücksprache mit dem verantwortlichen Projektmanager der Stiftung Mercator ggf. abweichende Regularien getroffen werden.